Archivverzeichnis erstellen
Ein Archivverzeichnis macht die Inhalte in einem Bestand auffindbar, ohne jedes Dokument einzeln katalogisieren zu müssen. Für den Einstieg genügen wenige, konsequent verwendete Angaben: Signatur, Titel, Entstehungszeitraum, Inhalt und Standort.
WAS EIN GUTES VERZEICHNIS LEISTET
Das Archivgut wird in Dossiers erschlossen, also Gruppen von Dokumenten. Beispielsweise «Militärische Dokumente von Herrn Muster aus dem Jahr 1889». Wichtige Bestandteile des Dossiers werden ebenfalls genannt, sodass nach diesen gesucht werden kann, so etwas «Dienstbüchlein». So lassen sich Briefe, Fotografien, Verträge oder Tagebücher später gezielt finden.
VERZEICHNUNG: ZWEI VARIANTEN
Eine grobe Verzeichnung enthält:
Signatur: eine eindeutige Kennung, zum Beispiel AS-FAM-01.
Titel: kurz und verständlich.
Entstehungszeitraum: frühestes und spätestes Datum oder eine plausible Schätzung.
Inhalt und From: Nennung wichtiger Bestandteile des Dossiers.
Aufbewahrungsort: Regal, Schrank, Schachtel und gegebenenfalls digitaler Speicherort.
Eine detaillierte Verzeichnung enthält:
Signatur: eine eindeutige Kennung, zum Beispiel AS-FAM-01.
Titel: kurz und verständlich.
Entstehungszeitraum: frühestes und spätestes Datum oder eine plausible Schätzung.
Inhalt und From: Nennung wichtiger Bestandteile des Dossiers.
Digitalisat, wo vorhanden.
Sprache/Schrift
Zustand: Stockflecken oder Risse, säurehaltige Papiere werden hier erwähnt.
Standort: Regal, Schrank, Schachtel und gegebenenfalls digitaler Speicherort.
WIE FEIN SOLL BESCHRIEBEN WERDEN?
Nicht jedes Blatt braucht einen eigenen Datensatz. Dossiers oder thematischen Gruppen werden zusammen erschlossen. Einzelstücke werden nur dann separat erfasst, wenn sie besonders wertvoll, häufig gesucht oder rechtlich relevant sind.
EXCEL REICHT OFT FÜR DEN START
Eine einfache Tabelle ist für viele Familienarchive ausreichend. Wichtig sind einheitliche Spalten, keine wechselnden Abkürzungen und regelmässige Sicherungskopien. Dateinamen und Signaturen sollten logisch zusammenpassen.
TYPISCHE FEHLER VERMEIDEN
Vermeiden Sie Sammelbegriffe wie «Diverses», rein persönliche Kürzel und nachträgliche Umnummerierungen ohne Protokoll. Alte Ordnungssysteme sollten dokumentiert werden, bevor etwas umsortiert wird.
WANN FACHLICHE HILFE SINNVOLL IST
Bei grossen, über Generationen gewachsenen Beständen, komplizierten Familienzweigen, sensiblen Unterlagen oder Schäden spart eine fachliche Sichtung viel Zeit. Eine Erstberatung klärt, welche Erschliessungstiefe sinnvoll und realistisch ist.
Sie möchten ein Archivverzeichnis aufbauen oder ein bestehendes System überprüfen lassen? Annette Schindler unterstützt bei Sichtung, Struktur und praktikabler Umsetzung.
